RACI Matrix

Description Proc. Officer Tech. Officer Contractor

Suivre l’agenda communiqué précédemment au contractant, en particulier:

  • Identifier les contacts du contractant et du CERN;

Consulter le chapitre “Organiser le suivi de contrat”.

 

 

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  • Revoir les points clés du contrat et de la spécification technique. Faire en sorte que ces aspects soient bien compris par le contractant.

Bien connaître le contrat et s’y conformer strictement. Suite à l’adjudication, ne pas engager de discussions, négociations ou d’arrangements sur les conditions contractuelles avec le contractant.

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  • Vérifier la cohérence entre le plan de démarrage et l’information soumise par le contractant dans le questionnaire d’évaluation (effectifs et qualification du personnel du contractant, profils proposés, organigramme, planning, jalons convenus et ressource matérielles);

Se conformer strictement à la spécification technique et au questionnaire d’évaluation.

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  • Aborder les aspects administratifs, tels que l’enregistrement du personnel du contractant, les accès, les déclarations de sous-traitance etc.;

Alerter le contractant sur le temps de traitement de certains aspects administratifs, afin qu’il anticipe l’enregistrement et les accès de son personnel autant que possible.

Pour l’accès à des bâtiments du CERN nécessitant des autorisations d’accès spécifiques, s’ils sont connus au démarrage du contrat, le responsable technique doit transmettre la liste de ces bâtiments afin que le contractant identifie les formations à réaliser dans ADAMS, fasse ces formations et demande les accès via EDH. Pour plus d’informations, consulter la section « Accès aux installations du CERN».

Consulter les chapitres “Démarrage du contrat (T0 + ~6 mois)” et “Suivi administratif” ci-dessous.

Lien: “Prestations sur le site du CERN

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  • Présenter le plan de mise à disposition de matériel CERN (références, quantité, planning) : clés, cartes SIM, véhicules etc. ;
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  • Traiter les aspects Sécurité, dont le Plan de Prévention (PP) qui doit être initié et préparé par le responsable technique, puis complété et soumis par le contractant au plus tard un moins avant le démarrage du contrat (Consulter le chapitre “Phase de démarrage” ci-dessous)

Le PP doit absolument être signé avant le démarrage des services. Le délai d’un mois proposé ci-dessus est indicatif et doit être considéré comme une bonne pratique.

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  • Présenter les aspects financiers liés au contrat: TVA, engagements financiers, facturation, garantie bancaire etc.;

Rediriger le contractant vers le “Guide de facturation et TVA”,  et fournir le contact de l’expert TVA CERN (Tom Wegelius). 

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  • Rappeler les actions décidées, les délais et les responsables de chaque action;
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  • Fixer la date des prochaines réunions d’avancement de contrat (fréquence recommandée: hebdomadaire or bimensuelle).

Rediriger le contractant vers le site “Having a contract with CERN”, qui présente les aspects importants d’une relation commerciale et contractuelle avec le CERN.

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