RACI Matrix

Démarrage du contrat (T0 + ~6 mois)

Il est de la responsabilité des responsables technique et commercial de s’assurer que les services sont exécutés conformément aux dispositions du contrat. Ce chapitre détaille les rôles et responsabilités des responsables technique et commercial, depuis le démarrage du contrat jusqu’à son terme ou sa résiliation.

Description Proc. Officer Tech. Officer Contractor

Vérifier que toutes les dispositions contractuelles sont respectées, et que les actions décidées dans le cadre des réunions de démarrage de contrat sont effectuées (effectifs et qualification du personnel mis à disposition, organigramme, délais, enregistrement et droits d’accès, suivi des services déjà effectués etc.).

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Le cas échéant, extraire de la base de données CERN (Infor EAM etc.) un inventaire du matériel CERN, de l’outillage spécifique et des pièces détachées disponibles dans le magasin CERN. Soumettre l’inventaire au contractant.

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Le cas échéant, vérifier et établir un inventaire du matériel CERN, de l’outillage spécifique et des pièces détachées disponibles dans le magasin CERN. Soumettre l’inventaire au responsable technique, en accord avec les dispositions contractuelles.

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Comparer l’inventaire soumis par le contractant avec les informations disponibles dans la base données CERN (Infor EAM ou autre). Les cas échéant, modifier les quantités dans la base de données CERN.

Le contractant peut réaliser cette tâche.

Dans la mesure où la quantité de pièces à vérifier est importante, une vérification par échantillonnage peut suffire.

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Valider / signer l’inventaire.

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Recueillir, accepter ou approuver (voir “Attention” ci-dessous) les documents livrables à fournir dans le cadre de la phase de démarrage (modèles de rapport mensuel, trimestriel, annuels, Plan d’Assurance Qualité (PAQ ou QAP) etc.), selon les dispositions contractuelles.

Certains documents tels que les procédures de travail peuvent ne nécessiter qu’une une simple acceptation ou être transmis pour information (sans approbation), puisqu’il est de la responsabilité du contractant d’établir ses propres procédures de travail et de les appliquer.

Une approbation par le CERN implique que la responsabilité de la conformité des documents est partagée entre le CERN et le contractant. A ce titre, le responsable technique doit distinguer les documents qui relèvent d’une acceptation de ceux qui nécessitent une approbation par le CERN.

Tous les documents préparés par le contractant pendant la durée du contrat deviennent la propriété du CERN (selon clause 14.5 des Conditions Générales des Contrats CERN). Dans le cas où certains documents seraient confidentiels, le responsable technique devra se conformer aux dispositions contractuelles et prendre les mesures nécessaires : demander l’accord écrit du contractant pour utilisation du document etc.

Le contractant ne doit pas resoumettre un PAQ déjà existant. Un nouveau contrat requiert la préparation d’un nouveau PAQ. Dans le cas où le nouveau contractant est celui qui effectuait déjà les prestations dans le contrat précédent, si le CERN est d’accord avec l’approche, le QAP peut-être une révision du QAP existant. Ce QAP devra être conforme et se référer au nouveau contrat.

Consulter les directives sur le Plan d’Assurance Qualité pour plus de détails.

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