RACI Matrix

Organiser le suivi de contrat

Description Proc. Officer Tech. Officer

Lire et appréhender le contrat et tous les documents applicables (spécification technique et ses annexes, questionnaire d’évaluation, formulaire de soumission, Conditions Générales des Contrats CERN, Prestations sur le site du CERN, etc.). Connaître le contrat, en particulier les obligations du CERN et du contractant, est le meilleur moyen de l’appliquer correctement.

Contacter le responsable commercial pour toute question.

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Avoir une parfaite connaissance des aspects et risques liés au délit de marchandage, et se comporter en conséquence.

Rappel:

-Le personnel du contractant travaille sous la seule autorité de son employeur, le contractant, et non du CERN;

-Le contractant doit fournir l’essentiel du matériel, de l’outillage et de l’équipement nécessaire à l’exécution du contrat;

-Le CERN n’engage pas du personnel identifié du contractant mais achète une prestation de services.

-Le CERN ne doit pas fournir de matériel ou de ressources nécessaires à l’exécution des services, sauf s’il s’agit d’équipement(s) spécifique(s) (lourd, coûteux);

-Renvoyer au droit applicable, sans s’immiscer dans  le recrutement de personnel par le contractant;

-Demander à ce que des tests anonymes soient réalisés, plutôt que de demander des CVs ;

-Donner les instructions au représentant du contractant, et non pas au personnel du contractant;

-Ne pas signer de lettre de recommandation, d’évaluation ou de certificat de travail pour le personnel du contractant;

-Evaluer la qualité du service et non la performance du personnel du contractant;

-Ne pas inclure le personnel du contractant dans les organigrammes CERN.

Contacter le responsable commercial pour toute question.

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Lire et appliquer les directives sur l'intégrité au CERN, en particulier le code de conduite (directives sur les cadeaux, avantages et hospitalité): “Parmi les cadeaux, faveurs ou frais d’hospitalité qui ne peuvent pas être acceptés […] tout objet, dont les objets publicitaires ou promotionnels, dont la valeur marchande dépasse les 30CHF”.

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Organiser l’équipe CERN pour le suivi technique et financier du contrat.

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Créer la structure documentaire de suivi contractuel sur EDMS.

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Informer l’équipe CERN en charge de la supervision technique du contrat, s’assurer que chacun des membres de l’équipe connaît les obligations contractuelles du contractant et du CERN.

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Fixer les règles internes, y compris les canaux de communication (en accord avec les règles achats du CERN), pour le suivi de contrat (avec matrice RACI si besoin), et les appliquer auprès de l’équipe de supervision CERN.

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