Une fois que le contact du contractant est validé dans Qualiac par le responsable commercial, enregistrer chaque membre du personnel du contractant (et du/des sous-traitant(s)) ayant besoin d’accéder au site du CERN dans PRT2. Renseigner dans PRT2 la durée des accès (qui correspond à la durée du service à exécuter et qui, en tout état de cause, ne doit pas dépasser la durée du contrat), et joindre toutes les pièces justificatives nécessaires.

Une fois la demande PRT2 complétée, le personnel du contractant devra se présenter au Service de Sécurité du CERN, (bâtiment 55) avant le début d’exécution des services, et fournir présenter les originaux des pièces justificatives précédemment soumises sur PRT2 pour obtenir sa carte d’accès.

Consulter le lien http://admin-eguide.web.cern.ch/en/procedure/enregistrement-de-personnel-dentreprise-contractante et le document “Prestations sur le site du CERN”  pour plus d’informations.

Attention: si le contractant a plusieurs contrats avec le CERN, s’assurer que les membres du personnel du contractant sont enregistrés sous les contrats correspondant aux services qu’ils effectuent.

Pour les sous-traitants, une demande d’autorisation formelle doit être faite par le contractant auprès du CERN, consulter le chapitre “Autorisation de sous-traitance” pour plus de détails.

A l’expiration d’une pièce justificative (pièce d’identité, certificat, formation etc.), les droits d’accès seront automatiquement retirés. Le contractant et le responsable technique  recevront une notification préalable deux mois avant la date d’expiration – invitant le contractant à renouveler ou à étendre la validité de la pièce justificative concernée.

Vérifier que le nombre de personnes et la durée proposée des accès sont en cohérence avec le service à exécuter. Si besoin, contacter le service enregistrement (access.registration@cern.ch) – notamment si la durée proposée n’est pas adéquate (Ex: demande d’accès sur trois ans pour des travaux dont la durée est de six mois).