Tenir les réunions de suivi opérationnel régulièrement.

En cas de non-conformité (répétée ou non), le responsable technique pourra augmenter la fréquence de ces réunions. Pour plus de détails sur la gestion des litiges, consulter les chapitres “Résolution des problèmes courants” et “Règlement de litiges” ci-dessous.

Envoyer l’agenda avec l’invitation aux réunions de suivi opérationnel. L’agenda de la réunion doit inclure les sujets relatifs aux activités opérationnelles, à la Sécurité, au planning etc.

Les participants à la réunion de suivi opérationnel doivent inclure à minima:

• Le responsable technique CERN,
• Les chefs d’équipe et le responsable technique du contractant.

Dans le cas où des sujets importants (qualité insuffisante, révision de prix, extension etc.) doivent être abordés en réunion, il est recommandé d’organiser une réunion préparatoire avec le responsable commercial et/ou de demander sa participation à la réunion.

Pour les contrats de type C impliquant plusieurs client internes, il est souhaitable d’organiser une réunion hebdomadaire, avec un créneau spécifique pour chaque client interne ayant des activités en cours avec le contractant.

Sécurité: demander au contractant de signaler et documenter tous les problèmes Sécurité.

Rédiger et envoyer le compte-rendu de réunion – de préférence via un Ordre de Service (OS).

Le responsable technique – et non pas le contractant – doit rédiger le compte-rendu de réunion.

Le compte-rendu de réunion doit inclure la disposition suivante: « Nous vous prions de bien vouloir retourner une copie signée du présent compte-rendu dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. A défaut de réaction de votre part dans ce délai, le présent compte-rendu sera considéré comme accepté »

Sécurité: inclure les aspects Sécurité dans les comptes rendus (même s’il n’y a  pas de sujet particulier à déclarer), afin de démontrer que le sujet a été discuté et qu’un suivi est réalisé (ex: mentionner “aucun incident, accident, presqu’accident ou problème Sécurité identifié ou reporté ce mois-ci / cette semaine).

Archiver le compte-rendu de réunion sur EDMS, le cas échéant.