Informer le responsable commercial dès que possible.

Documenter toutes les non-conformités (photos, ordres de services, rapports de réception).

Conserver une trace écrite de tous les échanges (emails, correspondance, historique des faits etc.).

Evaluer la situation:

• Collecter la documentation disponible, l’historique des échanges,
• Identifier les options (pénalités, retrait de la garantie bancaire, plan B le cas échéant),
• Préparer les négociations, si besoin,
• Revoir les provisions contractuelles sur la résiliation,
• Etc.

Se conformer strictement au contrat. Informer le contractant en temps voulu, selon le principe du « need to know ».

Utiliser les outils contractuels pour résoudre les litiges (pénalités, retrait de la garantie bancaire, lettre de mise en demeure)

Tenir une ou plusieurs réunions avec le contractant.

Les rôles et responsabilités des responsables technique et commercial doivent être fixés au préalable. Préparer les réunions, faire en sorte que le CERN ait une position cohérente et unique.

Préparer la lettre de mise en demeure, qui doit:

• Inclure une description des faits, non-conformités ou défauts,
• Demander un plan d’action correctif détaillé,
• Définir des délais clairs et raisonnables,
• Informer le contractant des conséquences contractuelles qu’il encourt en cas de manquement.

Vérifier la lettre avec un(e) juriste si besoin et envoyer la lettre de mise en demeure par courrier recommandé, avec le responsable technique et les chefs de groupes technique et IPT en copie.

Archiver la lettre de mise en demeure (formats papier et électronique).

Une fois le délai de mise en place du plan d’action correctif dépassé, évaluer la situation de nouveau. Prendre une decision:

• Maintenir le contrat;
• Résilier le contrat (voir chapitre “Résiliation du contrat”).

Attention: il convient d’informer le contractant de la décision prise par le CERN dès que le délai de mise en place du plan d’action correctif est dépassé, faute de quoi l’absence de réponse pourrait laisser supposer une acceptation implicite de continuation de contrat, et que la rupture de contrat s’avère être abusive.