Préparer l’agenda de la réunion de lancement.

Un modèle d’agenda de réunion de lancement (“agenda for the contract kick-off-meeting”) est disponible sur le site web IPT-PI : modèles de documents achat.

Envoyer l’agenda de la réunion de lancement au contractant. La réunion de lancement doit être tenue au plus tôt suite à l’envoi de la lettre d’intention ou au plus tard trois mois avant le démarrage effectif du contrat.  

Préparer la réunion de lancement:

Les participants doivent inclure à minima:

• Les responsables technique et commercial CERN,
• Les représentants technique et commercial du contractant, dont le responsable du contrat, l’agent comptable si besoin, et le responsable sécurité.

Le responsable technique dirige les discussions relatives aux aspects techniques et à la Sécurité. Le responsable commercial pilote les discussions liées aux aspects commerciaux, administratifs, juridiques et contractuels (incluant la 4P). Faire en sorte que le CERN parle d’une seule voix (tenir des réunions préparatoires si nécessaire). 

Le contractant doit présenter un plan de démarrage reprenant les activités prévues avant le démarrage du contrat, et l’ensemble des exigences de la spécification technique, selon les engagements pris par le contractant dans le questionnaire d’évaluation, et en accord avec l’ensemble des obligations contractuelles du contractant. Le plan de démarrage doit prévoir notamment les aspects suivants:

• Ressources humaines (plan de recrutement, organigramme avec noms, plan de formation etc.),

Renvoyer au droit applicable, sans s’immiscer dans  le recrutement de personnel par le contractant. La présentation doit être orientée sur le service, et non sur les personnes.

• Ressources matérielles,
• Planning de mise en place (dates de remise de livrables etc.),
• Sous-traitants (Consulter le chapitre “Autorisation de sous-traitance”),
• Matrice de formation,
• Etc.