RACI Matrix

Description Proc. Officer Tech. Officer Contractor

Envoyer les invitations aux réunions de suivi de contrat, avec l’agenda associé.

Les réunions de suivi de contrat doivent être tenues régulièrement (mensuelles, trimestrielles, annuelles), en accord avec les dispositions contractuelles.

Les participants à la réunion de suivi de contrat doivent inclure à minima:

  • Le responsable technique CERN ainsi que, pour les réunions annuelles, le chef de groupe et le responsable commercial,
  • Les représentants techniques et commerciaux du contractant (ainsi que leur hiérarchie pour les réunions annuelles).

 

L’agenda des réunions de suivi de contrat doit inclure les aspects administratifs, techniques et financiers listés ci-dessous.

Dans le cas où des sujets importants (problèmes qualité, révision de prix, extension etc.) doivent être abordés en réunion, il convient d’organiser une réunion préparatoire avec le responsable commercial.

Un template agenda est mis à disposition pour les réunions contractuelles, dans les "procurement templates" (document “Contract follow-up meeting report”)

 

I
R
I

Si nécessaire, tenir une réunion préparatoire.

R
R

Tenir les réunions de suivi de contrat, en reprenant les sujets de l’agenda précédemment communiqué, notamment:

  • Statut des actions réalisées / en cours,
  • Activités prévues pour le mois / trimestre ou l’année à venir (volumétrie de travail),
  • Ressources (organigrammes et évolutions),
  • Sécurité (accidents, incidents or presque accidents sur la période, actions correctives mises en place etc.),
  • Non-conformités et actions correctives,
  • Indicateurs de performance (KPIs),
  • Situation administrative (extension du contrat, déclaration de sous-traitants etc.),
  • Aspects contractuels, commerciaux et juridiques (avenants, commandes, pénalités, facturation etc.),
  • Propositions d’améliorations de l’organisation contractuelle,
  • Résumé des actions décidées, délais, responsables des actions,
  • Prochaine réunion.
C
R
C

Rédiger le compte-rendu de réunions de suivi de contrat, et le transmettre au responsable commercial pour relecture.

Un modèle de compte-rendu de réunion (“Contract follow-up meeting report”) est disponible sur le site “procurement templates”.

Le responsable technique – et non pas le contractant – doit rédiger le compte-rendu.

Documenter toutes les non-conformités.

I
R

Signer et transmettre le compte-rendu au contractant.

I
A
I

Signer et renvoyer le compte-rendu au responsable technique.

I
A

Archiver le compte-rendu de réunion de suivi de contrat (format électronique et papier). Le responsable technique et le contractant doivent utiliser leur propre système d’archivage.

R
R