Utiliser les Ordres de Services (OS) pour toute communication concernant des obligations contractuelles, en communiquant notamment les instructions du CERN, les inventaires, les non-conformités identifiées, les délais demandés etc. 

Conserver une trace écrite de tous les échanges. Documenter toutes les non-conformités (ex : via un registre de non-conformités). Cela facilitera la résolution de litiges éventuels.

Le responsable technique peut aussi utiliser les ordres de travaux (« Work Orders ») via Infor EAM pour gérer sa correspondance avec le contractant.

Contresigner l’OS et soumettre le document qui devra comporter les réponses demandées par le responsable technique CERN, dans le délai imparti.

L’OS doit inclure une provision comme suit: « Nous vous prions de bien vouloir retourner une copie signée du présent OS dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. A défaut de réaction de votre part dans ce délai, le présent OS sera considéré comme accepté. »

Attention, pour les aspects sécurité, une confirmation écrite doit absolument être obtenue.