Réaliser le service en accord avec les dispositions et délais contractuels.

Pour certains contrats, il est important de fixer un nombre d’heures maximum pour un service donné afin de se prémunir d’un manque d’efficacité ou d’une surfacturation de la part du contractant.

Vérifier le travail effectué, le valider ou émettre des commentaires.

Il est parfois impossible de vérifier toutes les interventions. Le cas échéant, le responsable technique peut procéder par échantillonnage.

Analyser les réclamations des clients internes, si applicable.

Traiter les réclamations des clients internes, si applicable.

En cas de rémunération au temps passé, déclarer le nombre d’heures / jours effectués dans le mois.

Il est crucial de demander au contractant de mettre en place un système permettant de donner toute la visibilité sur le nombre d’heures effectuées dans l’exécution des services, afin de se prémunir de tout risque de double facturation.

Vérifier et refuser ou valider le nombre d’heures déclarées par le contractant. La validation du nombre d’heures autorise l’émission de la facture.

Utilisation de JMT:

Job Management Application (JMT) est un outil utilisé pour la gestion de travaux de différentes natures: des travaux entre départements/groupes du CERN or entre le CERN et des contractants. Cette application est utilisée principalement pour les services/contrats qui nécessitent la gestion simultanée d’un nombre important de travaux/tâches réalisés. L’application permet de suivre l’évolution d’une tâche avec précision: création, estimation des coûts, exécution, facturation et interface avec les applications comptables du CERN. Les estimations de prix sont générées automatiquement grâce à un système flexible de définition de tâches (avec listes de prix prédéfinis en EUR ou CHF) avec l’allocation automatique, si besoin, de charges supplémentaires permettant d’estimer les coûts à prévoir. L’estimation du coût de l’activité est validée via un workflow EDH, puis transférée directement dans les systèmes comptables du CERN (QUALIAC). De la même manière, la facturation d’une activité sur JMT génèrera un paiement.

Suivre les indicateurs de performance (KPIs), tels que définis dans le contrat.

Pour plus de détails sur les KPIs, se référer au chapitre “Assurance qualité et contrôle”.