Réception d’une demande de travaux de la part d’un client interne CERN.

Demander une offre au contractant, en accord avec les dispositions contractuelles.

Vérifier l’offre (prix unitaires en accord avec la liste de prix contractuels, matériel proposé et quantités, durée estimée des travaux etc.). Demander une nouvelle offre si nécessaire, obtenir une offre conforme.

En cas d’utilisation de GESMAR, à l’acceptation de l’offre, créer une commande sur GESMAR, et la soumettre au contractant.

Dans le cas où GESMAR n’est pas utilisé, se référer au chapitre “Engagements financiers (via EDH ou JMT)”.

Le cas échéant, deux semaines avant le démarrage des travaux au plus tard, créer une demande sur “IMPACT” (précédemment appelé “avis d’ouverture de chantier”) pour toute ouverture de chantier.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’IMPACT, une formation “IMPACT Fundamentals" est disponible sur le site https://sir.cern.ch . Cette formation, en Anglais et en Français, présente l’outil IMPACT et ses principales fonctionnalités.

Dans le cas où une Visite d’Inspection Commune (VIC) est nécessaire, compléter un formulaire de VIC sur l’outil IMPACT. Pour plus d’informations sur la VIC, se référer au chapitre “Phase de démarrage – Visite d’inspection commune”.

Réaliser les travaux.

Si besoin, suivre étroitement l’exécution des travaux, avec la présence de superviseur(s) technique(s) CERN et/ou du responsable technique du CERN. 

En cas de non-respect des obligations contractuelles par le contractant, le responsable technique peut décider d’instaurer des réunions de suivi quotidiennes, en particulier pour les contrats C, afin de suivre plus étroitement l’avancement des travaux. Pour plus d’informations, consulter le chapitre “Réunions de suivi”.

Etablir des Point(s) d’Alerte (PAL) pour tout écart par rapport au travail planifié.

Habituellement, un « référent PAL » est nommé dans la section ou l’équipe du responsable technique. Du côté du contractant, le responsable QHSE est généralement en charge des PAL.

Réaliser ou assister aux tests d’acceptation sur site, en présence ou sous la supervision des représentants du CERN.

Il est parfois difficile de contrôler toutes les interventions réalisées. Le cas échéant, le responsable technique peut procéder par échantillonnage.

EN-EL uniquement: une fois les travaux terminés, soumettre le métré du travail réalisé.

EN-EL uniquement: vérifier le métré, et faire un contre-métré, avec visite sur site si nécessaire.

EN-EL uniquement: metttre à jour le métré dans GESMAR (seulement si justifié au regard du travail effectué et des quantitiés utilisées).

Suivre les indicateurs de performance (KPIs), tels que définis dans le contrat.

Pour plus de détails sur les KPIs, se référer au chapitre “Assurance qualité et contrôle”.