En cas de besoin ou de demande de changement des termes contractuels (nom du contractant, prix applicables, changement du périmètre technique etc.), informer le responsable commercial systématiquement.

Conserver une trace écrite de tous les échanges. Le responsable technique ne doit pas rentrer dans des négociations avec le contractant sans avoir informé le responsable commercial. Ne pas engager le CERN oralement. Etre objectif et garder en vue les intérêts du CERN. Etre constructif (distinguer les faits et les opinions).

Tenir une réunion préparatoire si nécessaire, évaluer la situation sur la base des dispositions contractuelles en vigueur:

• Faire le point sur la situation,
• Identifier les options,
• Prendre une décision,
• Préparer les négociations, si besoin,
• Etc.

Les rôles et responsabilités des responsables technique et commercial doivent être fixés au préalable. Préparer les réunions, faire en sorte que le CERN ait une position cohérente et unique.

Conserver une trace écrite de tous les échanges. Etre objectif et garder en vue les intérêts du CERN. Etre constructif (distinguer les faits et les opinions).

Tenir les réunions de négociation, selon le cas.

Préparer l’avenant au contrat (dans le cas où le changement contractuel est accepté par le responsable technique et le responsable commercial) ou la correspondance.

Attention à la date d’entrée en vigueur. La date d’entrée en vigueur doit être soit la date de signature de l’avenant par les deux parties ou une date indiquée dans cet avenant (à indiquer clairement dans l’avenant).

Envoyer l’avenant au contractant pour signature.

Archiver l’avenant au format papier et électronique (via CFU). L’original de l’avenant signé est conservé par le service achats. Les responsables technique et commercial doivent archiver l’avenant dans leur propre système de gestion de la documentation (EDMS pour le responsable technique).