RACI Matrix

Description Proc. Officer Tech. Officer Contractor

Demander si le contrat doit être renouvelé ou non.

Les responsables technique et commercial doivent anticiper car une remise en appel d’offres d’un contrat de services peut prendre jusqu’à 12, voire 15 mois. 

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Confirmer si le contrat doit être renouvelé.

Dans le cas où le responsable technique ne souhaite pas renouveler le contrat, le responsable commercial doit être informé le plus tôt possible – au moins 12 mois à l’avance – pour préparer la remise en appel d’offres du contrat.

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Demander l’autorisation formelle d’extension du contrat au Comité des Finances (FC).

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Préparer l’avenant au contrat en accord avec le délai de notification contractuel.

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Envoyer l’avenant signé au contractant pour signature.

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Archiver l’avenant au format papier et électronique (via CFU). L’original de l’avenant signé est conservé par le service des achats. Les responsables technique et commercial doivent archiver l’avenant dans leur propre système de gestion de la documentation (EDMS pour le responsable technique).

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