Fournir au département IPT (Stéphanie Blanchard) les estimations annuelles des dépenses prévues pour le contrat. Si le montant annuel estimé dépasse le montant autorisé par le Comité des Finances, préparer un document justificatif. Décider si le contrat doit être renouvelé ou non.

Dans le cas où le responsable technique ne souhaite pas renouveler le contrat, le service des achats doit être informé dès que possible (au moins 12 mois à l’avance) pour la remise en appel d’offre du contrat.

Soumettre au Comité des Finances (FC) le rapport annuel sur les contrats de services industriels, comprenant les demandes de renouvellement de contrat, les montants estimés de dépenses annuelles ainsi que les justificatifs des demandes de dépassement de montants autorisés.

Pendant l’année financière en cours, informer le responsable commercial quand le montant autorisé par le FC est sur le point d’être dépassé. Fournir un justificatif si le montant additionnel doit être soumis pour approbation par le Comité des Finances.